우리대학은 POVIS 교내회보 및 MS Exchange 이메일 시스템(이하 학교 이메일)을 통해서 교내 구성원이 반드시 알아야 할 소식을 전달하고 있다. 하지만 지난 10월 RC 리모델링 관련 공지 사항 전달 과정 등에서 우리대학 구성원의 공지 인식에 관한 문제가 제기됐다. 이에 우리대학 구성원들의 교내 공식 공지 수단에 대한 인식 및 우리대학 내 공지 수단 운영과 개선 노력에 대해 알아보기 위해 설문조사와 인터뷰를 진행했다.

지난달 11일부터 16일까지 우리대학 학부생과 대학원생을 대상으로 실시한 우리대학 공지 수단 인식률에 관한 설문조사에는 총 78명이 응답했다. 이들이 교내 공지 또는 행사를 확인하는 주요 창구는 학교 이메일이 53.8%(42명)으로 가장 많았고, 그 뒤로 교내회보 23.1%(18명), POVIS 내 전자게시판 20.5%(16명)로 뒤를 따랐다. 또한 73.1%(57명)가 일주일에 5회 이상 POVIS 내 전자게시판이나 학교 이메일을 확인한다고 응답했다.

한편 교내회보 이메일 수신 서비스를 활성화하고 있지 않은 비율은 30.8%(24명)로 집계됐다. 그 이유로는 △본인에게 필요 없는 공지까지 수신하는 것이 싫어서 62.8%(49명) △잦은 알림 30.8%(24명) △POVIS 내 전자게시판을 보는 것이 더 편리해서 3.8%(3명) △기타 2.6%(2명)이 있었다. 또한 본인에게 필요한 공지 또는 행사를 놓친 경험이 있는 이들은 61.5%(48명)으로 집계됐다. 그 원인으로는 △많은 공지 중 본인에게 필요한 공지만 확인하기 힘들어서 64.1%(50명) △교내회보 이메일 수신 서비스를 비활성화해 둬서 21.8%(17명) △POVIS 내 전자게시판까지 접근해 확인하는 과정이 번거로워서 12.8%(10명) △기타 1.3%(1명)로 확인됐다. 이를 통해 대부분이 많은 공지를 수신하고 확인하는 과정에 불편함을 느끼는 것으로 파악된다.

이에 따라 공지 시스템이 어떻게 개선돼야 한다고 생각하는지에 대한 질문에서 ‘이메일 시스템 상으로 △뉴스 △공지 사항 △행사 등 내용에 따른 세부 구분이 필요하다’는 의견이 66.7%(52명)로 가장 높게 나타났고, △POVIS 내 전자게시판을 확인할 수 있는 모바일 앱 출시 15.4%(12명) △같은 내용의 공지 횟수 줄이기 10.3%(8명) △기타 7.6%(6명)가 뒤를 이었다. 특히 교내회보 이메일 수신 서비스를 △교직원 △대학원생 △학부생으로 구분해 발송하고, 학과별로도 구분이 필요하다는 의견과 중요도에 따른 구분이 필요하다는 의견이 주를 이뤘다.

현재 POVIS 전자게시를 통한 교내회보, Student Notice Board 등의 교내 공지 창구 시스템은 우리대학 학술정보처 정보전략팀(이하 정보팀)이 담당하고 있다. 정보팀의 통계에 따르면 2023년 12월 11일 기준 전자게시 접근 권한이 있는 우리대학 학부·대학원생 중 88%가 교내회보 이메일 수신 서비스를 이용하고 있다. POVIS 계정 생성 시 기본적으로는 교내회보 이메일 수신 서비스를 수신하도록 설정돼 있지만, 12%의 일부 학생들은 직접 이메일 수신 서비스를 수신 거부 설정한 것으로 나타났다. 그 원인에 대해 정보팀 전종규 씨는 “우리대학 구성원 모두가 알아야 할 내용이라 생각하고 이메일을 보내지만, 일부 학생은 본인과 직접적으로 관련이 없다고 생각하는 것 같다”라며 근본적인 문제의 원인을 언급했다. 더해, “교내회보보다는 에브리타임, 인스타그램 등의 소셜 미디어 게시물에 대한 의존도가 높은 것도 원인이다”라는 의견을 전했다. 

정보팀에서는 교내 소통 창구의 한계를 극복하고 더욱 효율적인 POVIS 전자게시 시스템을 제공하기 위해 큰 노력을 기울이고 있다. △학과 △학번 △학부·대학원생 등 특정 공지가 필요한 구성원 집단만을 선택해서 이메일을 보내는 방법을 고민 중이다. 꼭 필요한 구성원만 공지를 받을 수 있다는 장점이 있지만, 구성원을 빠뜨리는 상황이 발생할 수 있기에 검토 중인 단계라고 밝혔다. 또한, 학내 시스템의 정보를 통합해 제공하는 ‘대학 포털 시스템’ 구축을 준비하고 있으며, 대학 포털에서는 학내 시스템의 정보 및 공지 게시글을 포틀릿 형태로 제공할 예정이다. 전 씨는 “통합 정보 서비스 제공으로 학생들의 대학 포털 접속률을 높인다면 공지 사항 인식률도 자연스럽게 증가할 것이다”라고 기대를 남겼다. 덧붙여, “POVIS 전자게시 시스템 개선을 위한 아이디어가 있으신 경우 언제든지 정보팀, jeonjg@postech.ac.kr로 의견을 보내주길 바란다”라며 우리대학 구성원에게 당부의 말을 전했다.

우리대학은 교내 시설에 관련된 사항을 포함해 교내 구성원 전체가 인식해야 할 것으로 판단되는 내용을 교내회보 및 이메일 시스템을 이용해 공지한다. 그 과정에서 구성원 각각에 최적화해 공지를 보낼 수 없는 만큼 많은 양의 공지가 불가피하다. 우리대학 역시 그런 문제를 인식하고 해결하기 위해 다방면의 해결 방법을 고민하고 있으니 교내 구성원들 또한 교내 공지에 관해 관심을 갖고 우리대학의 소식에 귀 기울이기를 바란다.