기획 단계에서의 말썽은 축제의 질, 심지어 존속에 직접적인 영향을 끼칠 수 있다는 점에서 상당한 골칫거리다. 특히, 양교 사이의 마찰은 포카전 시즌마다 도마 위에 오르는 문제다. 이번 제11회 카포전 기획 중에도 어김없이 불협화음의 소리가 들렸다. 포준위 위원장 윤서라(화학 10) 학우는 “(경기종목 선정) 협상을 하면서 포카전이 무산될 위기도 몇 번 있었다”고 말했다. 카이스트 천준수 단장 또한 “서로 조금이라도 자기학교에 유리한 쪽으로 결과를 이끌어내려다 보니 사사건건 충돌하여서 일 진행에 어려움을 겪었다”며, “자교 일만 해도 힘든데 싸우면서 하니 몇 배로 힘들었다”고 밝혔다.
포카전이 무산될 위기에 처할 만큼 극적인 갈등을 빚는 이유는, 각 대학 준위 측이 소속 대학의 유리한 종목에 높은 점수 배점을 두려는 등에서 입장의 차이가 발생하기 때문이다. 이에는 대전과 포항이라는 지리적 거리감이라는 장벽이 작용한다. 전화나 메일로는 소통에 한계가 있고, 버스로 3시간이 넘는 거리로 인해 직접 만나기도 매우 어렵다. 실제로 대면 회의를 추진했다가 무산되는 경우도 종종 있었다. 이러한 문제는 현실적으로 개선하기 어려운 문제이나, 포준위와 카이스트 행사준비위원회 간에 서로의 입장을 이해하고 협의하려는 노력이 있다면 지리적인 장벽을 다소 허물 수 있을 것이다.
과거와 현재 준위 사이의 미흡한 인수인계도 기획에 지장을 준다. 아무래도 홈/원정 개최가 격년으로 이루어지기 때문에 당시 포준위가 2년 후의 포준위에게 인수인계를 해주기가 쉽지 않다. 또한, 생각나눔에서 포준위 자료를 매해 인수인계하는데 최근 낙뢰사고로 데이터베이스가 손실되면서 이 문제가 더욱 불거지고 있는 상태다.
원활한 인수인계가 이루어지면 과거의 반성을 통해 더욱 나은 행사를 추진ㆍ운영하고, 더욱 효율적으로 업무를 진행할 수 있다. 2008년 포카전을 준비한 황보순호(화공 05) 학우는 “매년 열리는 포카전에 대한 자료들이 체계적으로 구분되어 그 다음 기획단이 쉽게 참고함으로써 비효율적인 탁상공론을 최소화해야 한다”고 중요성을 강조했다.