<글싣는 순서>
① 프로세스 혁신 및 ERP 추진 현황
② 대학운영 시스템의 변화 모습(1) : 대학행정부문
③ 대학운영 시스템의 변화 모습(2) : 교육·연구부문
④ 새로운 ERP 시스템 가동의 의의

우리대학은 ‘비전 2020’의 실현을 위해 프로세스 혁신 및 ERP 구축작업을 추진 중에 있다. 학내 구성원들에게 프로젝트 진행상황과 그 내용을 앞으로 4회에 걸쳐 자세히 알리고 함께 공유하고자 한다. 이번 호에서는 프로세스 혁신활동의 추진배경과 목적, 추진방향, 일정 등 프로세스 혁신(Process Innovation) 및 ERP 추진현황에 대해 알아본다.

1. 추진 배경
우리대학은 2003년 9월 4대 박찬모 총장 취임 이후 12월 16일 대학발전위원회(위원장 남인식 부총장)를 구성하여 분야별 대학성과와 대내외 경영환경 분석, 이사회의 해외대학 벤치마킹 결과(미국·유럽·일본·중국 17개 대학)와 설문조사 등 구성원 의견수렴 결과를 바탕으로 30여차의 위원회 토의를 거쳐 대학발전 기본전략을 수립했다. 이를 2004년 10월 12일 이사회에 보고했으며, 2005년 4월 7일 이사회 토론회를 통해 POSTECH 비전 2020을, 5월 10일 대학발전전략 3개년 실행계획(2005~2007년)을 확정하고 이를 롤링 플랜으로 추진하게 되었다.

그러나 구성원들로부터 ‘대학발전 5대 중점과제와 분야별 24개 실행과제만 이루면 World Top 20에 다다를 수 있는가? 실행방안이 부족하지 않느냐?’ 라는 의문이 제기됨에 따라 과제의 유효성과 실행력을 검증하기 위해 딜로이트 컨설팅에 의뢰하여 약 1개월간의 컨설팅을 실시한 결과, 비전 실행력 강화를 위한 3대 원칙이 제안되었다. 제안된 3대 원칙은 ①프로세스와 시스템 개선과제들의 포괄적 통합 추진 ②Refined 5/24 과제의 신속한 추진 ③대학 차원의 통합 변화관리 프로그램 수립·통합 변화관리 프로그램 수립·실시이다.
딜로이트 컨설팅의 이 제안이 2006년 1월 17일 이사회에서 받아들여짐에 따라 2월 13일 프로세스혁신 TFT를 발족하여 학사·연구·기획예산·회계·구매·시설·인사 등 대학의 전 업무뿐만 아니라 법인·가속기까지 포함하는 통합 프로세스 혁신 프로젝트를 수행하게 되었다.

2. 프로세스 혁신의 목적
박찬모 총장은 12월 1일 개교 20주년 기념사에서 “지금 우리가 반드시 달성해야 할 목표인 ‘비전 2020’의 성공의 관건은 ‘대학운영의 혁신’과 ‘대학의 국제화’에 달려 있다”고 했으며, 유상부 이사장은 치사에서 “프로세스 혁신 활동과 ERP 시스템 구축작업을 함께 진행하여 대학의 모든 행정업무가 효율적이고 단순화되어 우리의 핵심역량이 교육과 연구에 집중될 수 있도록 바뀌어 질 것이다” 라고 프로세스 혁신의 추진목적을 분명히 했다.
비전 2020의 실현을 위해 가장 중요한 것은 실행력이다. 대학발전과제가 실제 업무로 연계되고 체계화되어 지속적인 변화로 정착하기 위해서는 시스템 및 인프라의 변화가 반드시 병행되어야 한다. 프로세스 혁신의 기본방향을 정보공유, 셀프 서비스 강화, 원가 및 수익성 분석, 성과 및 평가체계 강화로 하여 추진하는 본 프로젝트는 단순한 업무개선이나 전산화 교체 작업이 아니라 비전 2020으로 가는 고속도로를 놓고 전략 실행을 위한 고성능 엔진을 장착하는 작업이라 할 수 있다.

3. 외국 주요대학 사례
하버드·Caltech·MIT·듀크·싱가포르국립대 등 외국 주요대학들은 이미 10년 전부터 프로세스 혁신 활동을 통한 ERP를 구축했으며, 그 이후에도 지속적으로 시스템을 발전·진화시키고 있다.
미국의 Educause에서 미국 대학들을 상대로 조사한 결과, ERP 구축이 대학의 Top10 과제 중 1위로 뽑혔을 정도로 대학에서 가장 필요한 과제로 인식하고 있다. ERP를 도입한 미국 480여 대학의 설문조사 결과에서도 13%가 ERP 도입 이전에 프로세스 혁신을 추진했고, 60%의 대학이 ERP 도입과 병행한 것으로 응답했다.

4. PI/ERP 추진 현황
본 프로젝트는 마스터플랜 단계(2월~5월), ERP 구축 단계(6월~10월), 테스트 및 사용자교육 단계(11월~ 2월)의 3단계로 구분하여, 내년 3월 1일 정식 가동을 목표로 추진하고 있다.
쬑 마스터플랜 수립 : 25대 프로세스 혁신과제 선정
프로세스 혁신은 대학의 모든 업무 프로세스를 가치창출 관점에서 다시 생각하여 새롭게 설계하는 것이다.
이를 위해 경영층 인터뷰, 구성원 인터뷰 및 설문, 업무분석, 개선안 공모 등을 통해 수집된 현행 업무 이슈와 해외대학 벤치마킹(일리노이대·뉴욕대·매릴랜드대) 및 대학발전전략 실행계획 과제를 종합하여 설정한 과제들을 3차의 운영위원회를 거쳐 최종 25개의 프로세스 혁신과제를 선정, 본부 처장들을 과제별 책임자로 정하여 추진하고 있다.
25대 혁신과제는 이사회, 교원연수회, 타운미팅, 교수평의회, 학과별 교수설명회(10회), 직원교육(5회), 가속기 설명회 등을 통해 구성원들에게 설명하고 공유했다.

- ERP 구축
ERP(Enterprise Resource Planning)는 조직의 자원을 효율적으로 운영하고 계획하는 도구로서 프로세스와 의사결정을 지원하는 통합 솔루션이라고 할 수 있다.
우리대학은 글로벌 ERP 솔루션 중 통합성에 강점을 가진 SAP ERP 패키지를 선정했다. mySAP ERP 2005버전으로 총 16개의 모듈을 이용하여 대학 전체업무를 ERP로 구현하고 있다.
ERP 구축의 핵심은 프로세스 혁신을 통해 설계된 To-Be 프로세스를 SAP ERP 시스템에 정확하게 구현하고, Data Migration을 통한 데이터의 정합성을 유지하는데 있다. ERP 표준기능에서 지원하지 않는 부분은 일부 추가로 개발해야 한다. SAP 기능 Mapping 결과 71%는 표준기능으로, 14%는 부분 보완, 15%는 신규 개발로 진행하고 있다.
To-Be 프로세스는 9월중 모듈별 3회 이상의 전 직원 대상 설명회와 주요부서 팀장워크숍, 10월 주임교수 및 보직자 워크숍을 통해 검증과 피드백을 받았다. 한편 10월 초 SAP ERP를 도입 운영중인 듀크대를 방문하여 우리가 설계한 To-Be 프로세스의 글로벌 수준에 대한 확신을 갖게 되었다.

- 테스트 및 사용자 교육
ERP 구축 작업은 완벽한 통합성과 데이터의 정합성을 요구하기 때문에 여러 번의 테스트를 통한 검증 보완작업이 필수적이다. 이를 위해서 11월에 단위 모듈 및 결합테스트, 12월~2월에는 3회의 통합테스트, 그리고 4회에 걸친 Data Migration을 통해 시스템의 완벽성을 기하고자 한다.
1월부터는 직원·교수·학생·연구원 등 전 구성원을 대상으로 사용자 교육을 실시할 예정이다.
이러한 시스템 검증과 사용자 교육, 시스템 오픈 후의 Help Desk 운영을 위해 10월부터 Super User 36명을 선정하여 20시간의 기본교육을 실시하였으며, 11월부터는 해당 업무별로 테스트에 참여하여 시스템 검증 및 실무교육을 진행하고 있다.

5. 예상되는 주요 변화
프로세스 혁신 및 ERP 구축으로 인해 예상되는 주요 변화를 살펴보면 다음과 같다.
첫째, 비정형·부문최적화 되어 있는 업무가 표준화·통합화되어 교육과 연구 등 보다 창의적이고 부가가치가 높은 일에 에너지를 집중할 수 있다.
둘째, 가장 정확한 정보를 적시적기에 공유함으로써 업무의 생산성을 높이고 의사결정의 신속화를 구현할 수 있다.
셋째, 기업의 원가개념 및 성과시스템이 도입되어 대학운영의 효율화와 성과주의 문화를 정착시킬 수 있게 된다.
한편, 새로운 프로세스와 시스템에 대한 이해 부족과 사용미숙으로 인한 불편이 예상된다. 이는 지속적인 설명회 및 교육과정 운영, Help desk 운영 등을 통해 불편함을 최소화하도록 할 예정이다.