우리대학 구성원들은 생활권인 캠퍼스 내의 많은 시설을 함께 사용하고 있다. 그러나 최근 들어 교내 각 시설 이용 예약제도의 의미가 점차 퇴색하고 있는 듯하다. 기존 예약 제도가 잘 활용되지 않는 경우도 있을 뿐만 아니라 제도를 잘못 이용하고 있는 경우도 더러 있다.
구성원들이 모여 공부를 하거나 미디어 자료를 이용하는 박태준학술정보관(이하 도서관)의 그룹스터디룸(GSR)은 지난 2003년 5월부터 1일 1회, 이용시간 4시간에 한해 사용일 10일 이전부터 예약을 받았으나 지난해 5월 12일부로 3일 전부터 예약이 가능하도록 변경됐다. 시험기간 중 사전예약을 많이 이용해 일주일 이전부터 예약이 꽉 들어차는 한편, 현 시스템 상 예약 취소가 불가능해 정작 사용을 하지 않는 경우가 많이 발생했기 때문이다.
최근에도 학우들의 GSR 이용에 있어 주의가 필요하다는 지적이 나오고 있다. 예약 절차 중 GSR을 사용하지 않는 친구들을 공동 이용자로 입력하거나, 사용 이후 칠판을 지우지 않고 퇴실하는 경우가 많아 불편을 가중하고 있다. 한편 GSR 이용 시 예약표를 출력해 문 앞에 부착하는 것이 원칙이나 현재에는 거의 지켜지지 않아 예약 여부를 확인하기 어렵다.
익명의 한 학우는 “공동 이용자로 입력해야 할 인원이 많기 때문에 현재 도서관에 부재중인 친구들의 ID를 입력해 사용하는 경우가 있다”라고 밝히며 “예약 절차에서 본인 이용 여부를 확인 할 수 있도록 바꾸는 것이 대안이 될 것 같다”라고 말했다.
한편 학생회관 각 층 홀, 지곡회관 회의실 등의 장소는 학부총학생회 포털사이트 PoU에서 예약내용을 관리하고 있다. 2010년 이전까지는 장소 예약이 비교적 충실하게 되어왔으나, 현재는 예약 단체, 이용 목적 및 연락처를 명기하지 않아 이용에 불편을 겪는 경우가 많고 별도의 예약절차를 밟지 않은 채 홀에서 동아리 활동을 하는 모습도 자주 보이고 있다. 또한 대학부서가 개최하는 행사나 기업체 채용설명회 등 외부 행사의 경우 별도로 예약을 하기 때문에 학우들이 행사가 겹치게 된 사실을 뒤늦게 알게 되는 경우도 있다.
PoU에 안내된 규정에 의하면 학생단체별 전지 홍보물 또한 PoU의 홍보물 등록 게시판에 게시 단체, 기간, 장소 및 수량을 신고해야 부착할 수 있다고 한다. 현재 본 게시판은 거의 이용되지 않고 있는 가운데, 각 학생단체는 관례적으로 홍보물의 우측 하단에 담당자의 POVIS 아이디와 게시기한을 기재하고 있다. 학부총학생회 측은 강한 제재보다는 학우들이 스스로 책임감을 가지고 홍보물을 게시하고 수거할 수 있도록 하고 있다고 밝혔다. 그러나 홍보물 관리에 대한 책임의 소재가 불분명하고, 게시기한이 한 달이 넘도록 게시물이 방치되는 경우가 있다.
대학 구성원들이 함께 이용하는 시설물들에 대해서 보다 명료한 예약 가이드라인을 제시해 주의를 환기하는 노력과 더불어, 구성원 상호간에 질서를 지키는 의식을 높여나가야 앞으로 교내 시설 이용으로 인한 불편함을 경감할 수 있을 것으로 보인다.