POVIS!
POVIS!
  • 강민주 기자
  • 승인 2008.03.26 00:00
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ERP solution??
■ 기획을 시작하며
우리 입맛에 맞게 더욱 훌륭하게 다듬어야


구축될 당시 아웃소싱 인력을 포함해 많은 인력과 개발 준비 1년, 개발비 100억여 원으로 학내의 뜨거운 감자로 떠올랐던 POVIS가 가동된 지 1년이 지났다. 1년 전 일각에서는 “학생 10여명 뽑아서 6개월만 시켜도 더 나은 결과물이 나올 것”이라며 비난과 질타도 있었으나, 그로부터 6개월의 시스템 안정화와 Post-ERP Slump(ERP 가동 후 1년간)를 거치며 비난의 여론은 잠잠해졌다. 하지만 그 뜨거웠던 감자의 열기는 아직 식지 않고 있다.

지난 1년은 어찌 보면 시설보수의 한해였다고 할 수 있다. Post-ERP Slump 동안 학내 구성원들은 POVIS에 대해 물건구매, 시설신고, 수강신청, 익스플로러 외 타 웹브라우저로의 접속, 윈도우 외 타 OS 기반의 사용 등 시스템부터 사소한 문제점까지 개선할 것을 요구했다. 이는 Help Desk 또는 메일을 통해 요청되었고, 일부를 제외하고 대부분의 문제점은 개선되었다. 현재 Help Desk의 접수건수가 줄고 있는 것을 통해 어느 정도 안정화되었음을 알 수 있지만, 여전히 접수 건수는 하루에 한 번의 빈도로 아직 문제점이 남아 있음을 알 수 있다.

현재 POVIS는 업무간 모듈간의 연결이 자유롭지 않은 부분이 있고, 많은 정보들이 제대로 활용되지 않는 부분이 있다. 또한 정보입력 량이 많아 업무량이 많고, 개선 점 요청 건에 대해 신속한 처리가 다소 미흡하다. 이 외에도 사용자의 불만은 여전히 존재하며, 이런 점들은 아직 과제로 남아있다. PI 계획이 진행될 2단계에 놓여있는 POVIS는 이런 과제부터 해결해야 할 것이며, PI가 허울 뿐에 그치지 않도록 해야 할 것이다.

POVIS는 여타 ERP 도입 사례에 비해 성공적이었다고 평가한다. 그러나 POVIS가 벤치마킹 모델로 삼고 있는 듀크대학과 국내외의 성공적인 ERP 시스템 유지사례와 비교한다면 POVIS는 더욱 진일보해야 할 것이다. 외부 전문가들은 POVIS의 현재 문제점에 대해 “POVIS의 개선방향을 고민하는 방향으로의 구성원들의 사고방식 개선”을 해결방향으로 제시한다.
하지만 1년이 지난 이 시점까지 이뤄진 POVIS의 개선에 대해 구성원이 여전히 불편하다면, 사용자의 입장에서 ‘구성원들의 사용방식에 적합한 방향으로의 POVIS의 개선’이 필요할 것이다. 우리의 ERP를 효율적으로 사용하기 위해 우리 방식으로 POVIS라는 훌륭한 도구를 우리 입맛에 맞게 더 훌륭하게 다듬는 작업이 필요할 것이다.

정민우 기자 jaden06@



■ POVIS의 현황과 발전방향
혁신내용·끊임없이 고민해야


POVIS는 지난해 2월 23일 가동식을 시작으로 6개월의 안정화 단계와 3개월의 이슈검토위원회의 검토를 거치고, 지난해 11월 말부터 속도개선과 VOC 보완을 시작했다. 그 결과 프로그램 응답속도가 목표치였던 평균 2배 향상보다 더 큰 4배 향상의 성과를 이뤄냈다. 또한 VOC 보완도 완료 달성률이 75.90%, TEST 달성률이 68.07%가 되었다. 또한 지속적인 안정화 추진을 통해 주별 Help Desk 접수건수가 꾸준히 하락하고 있다.

이후 POVIS 발전단계 2기로 PI 계획이 진행될 예정이다. PI 계획의 혁신 테마는 크게 4가지로 이루어져 있는데 △POVIS 활용증대를 통한 PI 성과 내실화 △개선과제 상시 발굴 및 추진의 Enabler로서 6시그마 활동 도입 △조직역량 강화를 통한 선진 ‘일하는 방식’ 혁신 △혁신문화의 DNA화를 위한 Mind Innovation 중점 추진이 그것이다.

또한 특히 PI계획을 통해 동시동보 결재시스템 구축을 통한 의사결정 속도를 좀 더 빠르게 만들어 팀장에서 총장까지의 의견전달이 이전보다 매우 빠르게 진행될 것이다. 연구비 전표결재 단계도 이전 7단계에서 2단계로 축소되어 좀 더 빠르게 업무처리가 진행될 것이다. 또한 물품표준화 및 구매프로세스 완전 전자화, 학생 포트폴리오 시스템 구축, 정보공유를 통한 대학시설이용 업무 및 자원 효율화, 연구업무 프로세스 표준화를 통한 효과도 기대되고 있다.

현재의 POVIS는 VISION 2020 프로젝트 달성을 위한 핵심적인 수단으로 자리를 잡아가고 있고, 앞으로는 일상적인 업무와 의사결정에 폭넓게 활용되면서 빠른 업무처리, 정확한 데이터 전달, 다양한 정보공유가 이루어지는 방향으로 발전할 것이다.

또한 현재 POVIS는 ERP 시장 성장의 핵심으로 앞으로 우리대학의 혁신을 위해 많은 것들을 지원해 줄 것이고, 현재는 그러한 대학혁신의 출발점에서 첫 발을 내디딘 것으로 볼 수 있다. 이렇게 다져진 혁신의 기반을 토대로 앞으로 더 많은 혁신 활동들을 지속적으로 추진할 것이다.

현재 우리대학 POVIS시스템의 문제점에 대해 ERP 전문회사인 AT kearney의 권재훈 이사는 “아직 ERP라는 용어조차 생소하기 때문에 초기단계에서 이용자들에게 많은 사소한 불편함이 나타나고 있다”고 말했다. 이러한 문제점은 “지속적인 노력을 통해 계속 발전을 하며 해결해야 한다”고 말하고, “무엇을 혁신해야 하고, 어떻게 혁신하는 것이 올바른 방향인지를 고민하는 과정을 통해 POVIS의 개선방향을 고민해나가야 할 것이다.”라고 말했다.
이길호 기자 greensocks@



■ 국내외 대학의 ERP 시스템
지속적인 변화에 대한 사용자 교육 실시


미국대학의 경우 주로 1995년을 기점으로 프로세스 혁신을 통한 ERP 시스템을 구축했다. 하버드·스탠퍼드·MIT 등 미국 유명대학들은 이미 10년 전부터 ERP가 구축되어 지금까지 발전·진화하고 있다. 또한 미국의 고등교육에 IT기술 보급을 추진하는 비영리단체인 Educause에서 미국대학들을 상대로 조사한 결과, 미국에서는 ERP 구축이 대학의 Top10 과제 중 1위로 뽑혔을 정도로 대학에서 가장 필요로 하는 과제로 인식되고 있다.

국내대학에서는 연세대가 1999년 최초로 SAP ERP 시스템을 도입한 이후 현재 20여개 대학이 일반행정과 관련한 기본적 기능을 갖춘 ERP 시스템을 구축했다. 학사부문(CM, Campus Management)의 ERP는 아시아에서 최초로 우리대학의 POVIS에서 구현했으며, 이후 서강대·숭실대 등에서 학사부분 ERP를 구축하고 있다.

ERP 시스템은 SAP와 Oracle(People soft 포함) ERP로 나뉜다. 해외대학의 경우 MIT·듀크대·싱가포르국립대 등 150개 대학이 SAP ERP를 사용하며, 칼텍·예일·하버드를 포함한 162개 대학이 Oracle ERP(People soft 포함)를 사용하고 있다(2005년 말 기준). People soft는 1980년대 후반에서 2000년대 초까지 미국에서 사용되던 시스템으로, 현재는 Oracle의 인사·학사부문으로 흡수되었다.

국내에서는 14개 대학이 SAP시스템을, 7개 대학이 Oracle 시스템을 사용 중이다. 또한 서울대를 포함한 5개 정도의 대학이 ERP 시스템 구축을 검토 중에 있다. KAIST 역시 Oracle ERP를 구축 중에 있으나, Oracle의 경우 내부적으로 S/W가 통합되지 않아 어려움을 겪고 있다.

우리대학의 POVIS가 벤치마킹을 한 듀크대의 경우 우리대학과 마찬가지로 SAP ERP를 사용하고 있다. 듀크대는 2006년 ‘더 타임즈’ 대학순위가 13위인 대학으로 교수·직원·학생의 전체 수가 2만 6,000여명에 이르며 총 직원이 1만 5,000여명이나 되는 병원 3개가 있다. 대학과 병원이 통합되도록 ERP를 구축했다. 하지만 SAP는 지속적인 변화에 대한 사용자 교육이 필요하기 때문에 듀크대에서는 1일 75명, 4개 클래스로 6주간 행정인력 중심의 사용자 교육을 운영하고 있다.
이상현 기자 lsh014@



■ 대학 구성원들이 생각하는 POVIS
“이것 좀 고쳐주세요!”


POVIS 시행 1주년을 맞아 지난 17~18일 우리대학 전체 교직원, 연구원, 학부 및 대학원생을 대상으로 ‘학내 구성원이 생각하는 POVIS’를 주제로 의견을 모았다. 여기에 직원 4명, 연구원 7명, 대학원생 22명, 학부생 17명 총 50명이 답해주었다.

우선, POVIS의 장점으로는 디자인이 예쁘다는 사소한 것들도 있었지만 대부분의 구성원이 POVIS의 통합 서비스를 손에 꼽았다. 그리고 직원들은 결재시스템에 큰 만족감을 표했다. POVIS가 ERP의 장점을 잘 살려냈다는 것을 알 수 있는 부분이다. 타대 출신 대학원생은 행정 시스템이 뛰어나다고 느끼는 점이 한 두 가지가 아니라며 칭찬을 아끼지 않았는데, POVIS가 어느 정도 수준에 올랐다는 것을 확인할 수 있었다.

불만족스러웠던 부분으로는, 우선 느린 속도에 관한 불만이 가장 많았다. 작년 11월 말부터 올해 1월까지 속도 튜닝이 있었지만 불만은 완전히 사라지지 않았다. 이에 대해 프로세스혁신 TFT의 최학순 팀장은 “최적의 검색조건을 입력했으면 좋겠다. 그래도 느리다면 우리 팀에 알려줘 개선토록 해야 한다”고 당부했다.

다음으로 문제가 되는 것은 windows vista와의 호환성 문제이다. 게시판·교내회보 등의 목록이 보이지 않고, 로그오프 시 이상한 폴더들이 생긴다고 한다. 이 문제는 새로 컴퓨터를 장만하는 경우가 많은 신입생들이 많이 겪고 있다. 시스템운영팀 박영상 팀장은 “vista 대응조치는 되었다. 그 결과를 테스트 및 보완 중에 있으며, 4월 중으로 공지하고 사용자 가이드를 배포할 것”이라고 말했다.

한글2004나 ActiveX에 대한 의존성을 지적하는 구성원도 있었다. POVIS를 처음 사용하는 컴퓨터에서 POVIS에 로그인할 때마다 ActiveX를 깔아야하는 불편함이 있었다. 프로세스혁신 TFT에서 EP를 담당하는 강상익 씨는 “교육부 등의 관공서에 공문을 보낼 때 문서유통 표준인 한글을 사용해야 하므로 한글 프로그램이 필요할 수밖에 없다. ActiveX는 패키지 자체에 필요한 프로그램이어서 쓸 수밖에 없다”며 사용 불가피한 입장을 표명했다.

불만족 사항 중에는 기능이 있음에도 불구하고 잘 알지 못해서 불편함을 호소하는 것도 있었는데, 교내회보나 게시판 등의 검색기능이 바로 그것이다. POVIS의 ‘Groupware-전자게시’에 들어가면 교내회보·인사발령·게시판·문의/응답 전체를 검색할 수 있는 ‘게시물 검색’ 기능이 있다. 이와 비슷한 문제는 POVIS 사용 설명회 등의 참여로 쉽게 해결할 수 있을 것이다.

기타 불만사항에는 고장 신고 시, 건물의 위치에 **를 붙이는 등 사용자가 이해하고 기억하기 어렵게 구성되어 사용할 때마다 매뉴얼을 봐야한다는 것이 있었다. 강의실 예약 등이 제대로 확인되지 않는다든가 데이터 공개성이 부족하다는 의견도 있었으며, 라켓볼 연습장의 예약과 같은 사소한 예약도 POVIS를 통해 이루어져 학생들이 불편을 느끼고 있었다.

POVIS에 새롭게 원하는 기능으로는 교내회보나 게시판 등의 정보를 메일로 보내주는 메일링 서비스에 대한 요구가 가장 많았다. 이에 강상익 씨는 “ERP 패키지에 메일링 기능이 없어 기능 추가를 해야 하므로 시간이 걸릴 것”이라며 “패키지 공급사와 협의해서 PI 2단계 계획에 추가할 것인지를 결정하도록 하겠다”고 말했다.

또 다른 요구사항은 ‘동문 찾기’ 기능이다. 옛 POSIS에는 고등학교 동문 찾기 기능이 있었는데, 이 기능이 사라지면서 재학생들이 불편을 느끼고 있다. 이에 박영상 팀장은 “자신의 출신학교가 검색되는 것을 원하지 않는 학생이 있을 수도 있다. 대다수가 원한다면 의견을 모아 알려주길 바란다”고 말했다.

POVIS가 완전히 안정화되기 위해서는 이런 학내 구성원들의 의견 반영이 중요하다. 그래서 최학순 팀장은 “프로세스혁신 TFT는 항상 구성원들의 목소리를 들을 준비가 되어있다”며 Help Desk나 메일을 통해 불편사항이나 의견을 알려주길 거듭 강조했다. 학내 구성원들의 의견을 수렴·반영하는 2단계, 3단계 등 여러 단계를 거쳐 POVIS가 더 완벽한 시스템으로 발전되길 기대한다.


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