우리대학의 새로운 통합 업무시스템 POVIS(POSTECH Vision Information System) 가동식이 프로세스혁신 TFT가 발족한지 꼭 1년 10일 만인 지난 2월 23일 있었다. POVIS는 단순한 전산시스템의 교체가 아니라 ‘POSTECH 비전 2020’을 실현하기 위해 대학의 운영 프로세스를 새롭게 갖추기 위한 작업이었다. 프로세스 혁신의 기본방향은 정보공유, 셀프서비스 강화, 원가 및 수익성 분석, 평가 및 성과관리 체제 구축으로 하여, 효율이 높은 일처리 방식을 통해 지속적으로 인재가 육성되고 성과가 창출되는 시스템으로 구현하는 것이다.

POVIS는 교육·연구·구매·재무회계 등 각 업무들이 수행되는 운영레벨과 BSC(성과관리), BI(경영정보) 등 의사결정을 지원하는 전략레벨로 구성되어 있다. ERP 업무모듈은 전자구매, 전자세금계산서 등 외부 시스템과 통합인터페이스로 데이터의 정합성을 유지하도록 했으며, EP 통합포탈을 통해 구성원들이 편리하게 업무를 수행토록 했다.
가동 후 프로세스혁신 TFT에서는 Help Desk 운영과 사용자 교육 등을 통해 시스템 안정화에 최선을 다하고 있다. 안정화는 3~8월까지 6개월간 △프로세스 및 시스템 안정화 △사용자 능력 제고 △PI TFT 요원의 독자운영능력 확보를 목표로 추진하고 있다. 3~4월은 시스템 조기 안정화 기간으로 기본기능 에러조치 및 예산집행 부문의 보완에 집중하고 있으며, 5~8월은 발전 및 성숙단계로 사용자 편의성을 고려한 일부 기능보완과 함께 프로세스와 시스템을 안정화해 나갈 예정이다.

1. POVIS를 통한 업무 변화
첫째, 대학·법인·가속기의 전 업무 프로세스와 시스템을 표준화하여 통합했다. 서로 다른 회계기준과 1,700개의 계정을 600여개의 CoA (Chart of Account)로 통합하여 재무정보를 실시간으로 제공함으로써 의사결정을 신속하게 할 수 있게 되었다. 4만 7,500종의 물품을 1만 2,500개 품목으로 표준화했으며, 재무·인사·구매·연구 등 모든 업무 프로세스를 표준화하여 같은 언어로 커뮤니케이션하고 일할 수 있게 되었다.

둘째, 정보의 공유를 통한 투명하고 효율적인 업무처리가 가능해졌다. 가능한 업무와 관련한 정보를 전 구성원에게 공개하여 누구나 필요할 때 필요한 자원을 공유하여 업무의 효율성을 높이도록 했다. 이를 위해 SAP ERP에 기본 기능이 없는 시설이용자 예약 서비스(Housing & Service Management) 기능을 자체 프로세스 혁신으로 개발했다.
기숙사, 아파트, Guest Room, 체육 시설, 복지 시설, 강당·회의실·빈강의실, 연구기자재, 방사선 동위원소, 가속기 빔라인 시설, Space 등 대학의 모든 시설자원을 누구나 신청하고 배정받아 사용하고 사용료를 지불하도록 했다. 그리고 예전에는 일부 부서에서만 알 수 있었던 통계지표를 경영정보(Business Intelligence) 기능에서 대학·학과·연구소의 성과지표와 재정, 인적 자원, 연구, 학사 등 각종 분석정보를 활용할 수 있다.

셋째, 업무처리 절차가 대폭 간소화되고 처리시간이 단축되었다. 등록 마감 후 40~50일 걸리던 등록업무가 펌뱅킹을 통해 매일 오전 10시에 전날의 등록금 납입현황을 정확하게 파악할 수 있다. 30여일이 소요되던 졸업사정 업무를 2~3일에 가능토록 했다. 출장은 승인과 동시에 전표가 자동 생성되어 출장비가 다음날 계좌에 이체된다. 구매도 모든 프로세스가 전자화되었다. 교직원과 학생들은 Self Service로 업무를 보다 편리하게 수행할 수 있게 했다.
동시성의 원칙에 의한 동시동보결재 시스템은 최초 기안자의 문서가 협조자, 중간관리자와 최종 전결권자에게 동시에 전달되어 의사결정이 신속하게 이루어진다. 연구원 퇴직정산 업무도 기존에는 기숙사·도서관·통신실 등 관련 부서에 직접 방문해서 서류에 확인받던 일이 시스템에 의해 퇴직신청과 동시에 관련부서에 통보되어 업무가 처리된다.

넷째, 통합 프로세스에 의해 데이터가 정확해진다. 예전에는 타 부문에서 데이터를 주지 않아도 내가 데이터를 입력하여 전표까지 발생시킬 수가 있었다. 인사급여와 연구관리, 재무회계의 데이터가 서로 틀리고 결산 재무제표와 자산현황의 불일치와 같이 데이터 이중입력은 필연적으로 데이터의 정합성을 깨뜨리게 되어 있다. 그러나 이제는 통합 데이터베이스에 의해 한번 데이터 입력으로 모든 부문이 활용하게 된다. 따라서 앞으로는 1거래 1전표의 원칙과 원인행위자 또는 원인행위부서 완결형 업무처리로 각자가 수행하는 업무를 정확히 처리해야 한다.

다섯째, 원가 수익성 분석과 성과관리 지표가 제공된다. 우리대학은 전국에서 학생 1인당 교육투자비가 가장 높으며, 매년 막대한 재원이 투입되고 있으나 어디에 어떻게 쓰이고, 성과가 무엇인지 명확하지 않다. 비전이 추상적인 구호에 머물지 않고 실행으로 옮겨지기 위해서는 구체적인 측정도구가 있어야 한다. 앞으로는 매달 활동기준 원가계산(ABC ; Activity Based Costing)에 의해 비용발생 원천별로 원가가 집계되고 수익성 분석이 이루어진다. 한편 균형성과관리(BSC ; Balanced Score Card) 방법에 의해 Resource(재무), Customer(고객), Process(프로세스), People(학습과 성장) 관점에서 대학 전체와 학과·연구소의 성과 정보가 제공된다.

2. POVIS의 효과
ERP는 단순히 새로운 S/W를 들여오는 것이 아닌 업무수행 방법을 바꾸는 것이므로, ERP의 효과를 얻기까지는 적응시간이 필요하다. 스탠퍼드대의 크리스 핸들리 교수는 ERP 가동 이후 1년이라는 첫 사이클을 완주한 이후에야 학교 내 사람들이 “이제야 왜 ERP를 도입하려고 했었는지 알 것 같다”라는 말을 들을 수 있었다고 한다.

ERP 가동 후 1년간을 ‘Post-ERP Slump’라고 한다. 이 기간에는 시스템 기능과 사용법 미숙 등 새로운 프로세스에 대한 적응 부족으로 인하여 오히려 생산성이 떨어지는 경우도 있다. 그러나 새로운 시스템에 대한 저항이 극복되고 시스템에 익숙해지는 1년 후에는 프로세스의 개선으로 기능간의 애로점을 극복하고, 중복된 노력의 제거와 실시간 데이터의 확보로 의사결정의 질이 높아지고, 업무처리 시간이 단축된다. Meta Group에 의하면 ERP 도입 기업들이 순이익을 달성하는 평균기간은 31개월이 걸리는 것으로 나타났다. 각종 지표와 데이터가 축적되고 프로세스가 성숙되는 3단계에 ERP Backbone을 통해 계획지향적인 활동과 전략적인 경영이 가능해진다고 한다.
인도공과대학(IIT) 마드라스 아난트 총장은 “좋은 교육이란 새로운 것에 늘 도전하는 교수, 스승의 지식을 무시하려는 학생, 여기에 새로운 시스템을 끊임없이 제공하려는 학교 행정이 만날 때 이뤄진다”고 말했다.

POVIS는 아직 보완할 부분이 있지만, 25대 혁신과제를 기반으로 규칙성·통합성·동시성의 원칙에 의해 SAP ERP 시스템으로 구현했다. 일상적인 업무들이 표준화된 프로세스에 의해 단순명료하게 처리되고, 정확한 데이터에 의한 분석정보는 구성원 각자의 업무와 대학 경영에 활용될 것이다. 1년, 2년 시간이 지나면서 프로세스가 진화 발전되고 정확한 데이터가 축적되어 일상적인 의사결정 자료로 활용될 때 비전실현을 위한 가치창출 시스템으로서 효력을 발휘하게 될 것으로 확신한다.

우리는 지금까지 개인의 노력과 몸으로 할 수 있는 일은 할 만큼 했으며, 이러한 우리의 업무 방식으로는 한계가 있음을 알고 있다. 변화와 혁신이야말로 우리대학의 창학 정신이다. 바로 지금 우리에겐 서로 협력하여 변화와 혁신을 일상적인 것으로 받아들이고, 거기에서 기회를 발견하는 지혜가 진실로 필요하다.