대학의 핵심 프로세스는 교육과 연구 활동이다. 비즈니스 리엔지니어링의 창시자인 마이클 해머는 “프로세스란 고객에게 가치를 창출하는 조직화된 모든 활동”이라 했다.
우리는 교육과 연구 활동을 단순히 대학 내부적인 관점에서만 볼 것이 아니라 우수한 인재를 기꺼이 보내 주는 학부모들과, 연구비 등 재정을 지원하고 졸업생과 연구결과물을 활용하는 기업과 정부 등 외부고객 관점에서 볼 필요가 있다.
프로세스는 우리의 고객인 기업과 정부·대학·연구기관에 우수한 졸업생과 가치를 높여주는 연구성과를 제공할 수 있어야 한다. 그리고 우리대학의 모든 프로세스는 고객이 거래하기 편리하도록 투명하고 효율적이며 경제적이어야 한다.

1. 학사지원 시스템 (CM : Campus Management)
POVIS Campus Management(CM)는 교육과 관련된 일반적인 관리 및 입시·등록·장학·수업·특별활동·졸업 프로세스 등 학생 라이프 사이클에 따른 개별 학생들의 성장을 지원하기 위해 설계되었으며, 통합 데이터베이스에 의해 제반 학사운영 프로세스를 지원하고 있다.

우리대학은 학생의 라이프 사이클에 관련된 모든 내용을 포함하는 학생 포트폴리오를 설계 하고, 시스템으로 구현했다. 이를 구체적으로 살펴보면 △입시·등록 및 학적에 대한 이력관리, 수강신청과 e-Class 등을 지원하는 강의서비스 △자치단체 활동, 인성함양 프로그램, 리더십 프로그램, 수상실적 등을 관리하는 학생활동(Extra Activity) △학부장학금과 외부장학금을 관리하는 재정지원(FInancial Aids) △졸업사정, 대학원 학위수여관리, 졸업정산을 지원하는 졸업 및 진로, 동문 네트워크 관리이다.

새로운 학사 시스템은 △학생에 대한 학사행정 서비스 향상 △효과적인 학생지도 지원 시스템 구축 △행정의 효율성 향상에 초점을 두었다. 주요 개선사항을 교수·학생·행정 측면에서 살펴보면 다음과 같다.

□ 교수 측면
교수의 학생지도 지원을 위해 학생에 대한 모든 정보를 한곳에서 관리하여 학생정보 파악이 쉽고, 필요한 학생 자료를 실시간으로 제공한다.
학생지도 면담기록 관리를 시스템으로 지원하여 1:1 학생지도가 가능하게 하였다. 지도교수는 학부생을 한 학기에 2회 이상 면담하면서 학생이 건전한 사고방식을 지닌 유능한 과학도가 되도록 학생을 지도할 수 있다.
한편 기초필수 과목에 대한 Early Warning으로 대학생활 적응에 어려움이 있는 신입생에 특별히 관심을 가지고 지도할 수 있게 하였다.

□ 학생 측면
학생에 대한 학사행정 서비스 향상을 위해 학생 포트폴리오 관리의 지원, 온라인 신청 서비스 강화, 수강신청 시 졸업사정 시뮬레이션 기능을 구현했다. 학생 포트폴리오 관리로 학업성적 외에 동아리 활동, 자치단체 활동, 봉사활동, 리더십 교육 및 행사, 해외탐방, 수상실적, 교환학생, 장학수여 등 모든 이력관리를 할 수 있다.
SMP(학생 멘토/멘티 프로그램) 신청 시 서류제출 방식을 온라인으로 멘토/멘티를 신청하도록 하여 서류제출을 위한 부서방문이 불필요해졌다.
또한 등록금 분납 신청을 위한 서류제출 방식을 변경하여 온라인으로 등록금 분납 신청을 하고, 그 결과를 조회하도록 하여 학생의 편리성을 도모하였다.
졸업사정 시뮬레이션 구현으로 학생들은 기 취득한 학점과 현재 수강신청한 과목으로 졸업요건을 충족하는지 확인할 수 있게 되었다.

□ 행정 측면
졸업사정의 자동화, 가상계좌에 의한 등록금 수납, 학생정보의 공유로 행정업무를 빠르고 정확하게 처리함으로서 행정의 효율화가 이루어졌다. 졸업사정의 자동화는 각 학생 개인별 졸업 요건, 교과목 이수내역 및 필수정보를 졸업사정 시스템의 연계를 통해 그동안 학과와 학사관리팀에서 수작업으로 수행하던 졸업사정 업무를 30여일에서 3~4일로 단축이 가능해졌으며, 가상계좌에 의한 등록금 수납으로 학생 개인별 등록현황을 실시간으로 정확하게 파악할 수 있게 되어 업무처리 시간을 대폭 단축할 수 있게 되었다.


2. 연구지원 시스템 (PS : Project System)

□ 연구업무 표준화로 효과적인 연구수행 지원
연구 프로세스는 연구수주 및 계획에서부터 과제수행 관리 및 연구결과 관리에 이르는 과정들로 이루어진다.
기존 POSIS 에서는 과제관리 프로세스간의 업무단절로 인하여 업무가 대부분 수작업으로 처리되었다.
POVIS 연구지원 시스템은 과제제안에서 과제생성까지 W/F(Work Flow)를 통해 업무가 실시간으로 진행되고 과제종료 시까지 하나의 과제번호로 관리되어 연구과제의 라이플 사이클 관리가 이루어진다.

한편 SAP 표준기능인 WBS(작업계층구조) 요소를 적용하여 모든 연구사업을 17개의 WBS로 예산비목을 표준화하여 업무처리가 명확해지고, 연구자의 편의성과 행정담당자의 업무효율성을 높일 수 있게 되었다.
연구비 산출 시뮬레이션 기능으로는 총 연구비를 입력하면 연구비 지원기관의 연구비 예산편성 지침에 따라 결정되는 항목을 자동으로 산정하고, 여타 비용 항목을 조정하여 전체 연구비 예산을 작성할 수 있도록 연구비 지원기관의 다양하고 복잡한 규정을 산출 수식 프로그램을 통해 연구비를 쉽게 산출할 수 있도록 하였다.

□ 연구비 지원기관의 신뢰성 확보
HR(인사)·FI(재무회계)·FM(구매) 등 타 모듈과의 시스템 통합을 통하여 데이터의 정합성을 유지할 뿐만 아니라 연구비 지원기관의 신뢰성을 확보하기 위하여 연구과제 계획단계부터 종료 및 사후단계까지 상시 모니터링 체제를 구축했다.
상시모니터링은 계획단계에서 연구비 시뮬레이션을 통해 연구원 참여율을 조회하고, 간접경비 등 연구비 요율의 적절성을 검토할 수 있으며, 연구계획 입력 시스템을 통해 연구과제 관리 담당자의 연구계획서 검토가 실시간으로 이루어진다. 계약단계에서는 전자 계약의뢰서를 통해 수작업 없이 업무를 처리할 수 있으며, 진행단계에서는 연구비 집행현황 모니터링, 과제변경 관리, 예산전용 처리를 시스템으로 처리하며, 종료단계에서는 과제종료처리 시스템을 통해 연구과제 종료 처리를 함으로써 계류처리 및 잔액관리를 명확히 하게 되었다. 또한 자체정산 시스템을 통하여 연구부서에서부터 연구관리부서까지 정례화된 정산절차를 거쳐 연구관리를 지원함으로써 연구비 지원기관의 신뢰성을 확보할 수 있도록 했다.

□ 연구비 집행의 투명성 확보
매일 전일의 카드 사용내역이 XI(통합 인터페이스)를 통하여 POVIS에 전송되어 연구책임자 및 연구과제 담당자의 수시정산이 가능하도록 실시간 사용가능 잔액정보를 제공하여 연구비카드 집행절차를 간소화시켰으며, 카드정보 마스터관리, 연구비카드 정산 모니터링 시스템을 통하여 업무를 신속하게 처리토록 하였다.
또한 인건비와 연계된 참여연구원 관리를 통하여 계획적인 참여연구원 관리가 이루어지도록 하였으며, 외부 참여연구원의 인사관리를 통해 대학 내의 연구원뿐만 아니라 대학의 프로젝트에 참여하는 외부소속 연구원의 참여율 관리와 지원이 가능하게 되었다.

□ 가치창출 시스템 구현
대학의 지식재산권 확보 및 기술사업화 연계 강화를 위하여 계약단계에서 특허권 소유 및 기술이전 계약사항을 특허 전문부서에서 검토하여 연구성과를 체계적으로 관리한다.
새로운 특허 시스템은 출원업무를 시스템을 통해 특허사무소에 의뢰하고 명세서 등 각종 서식을 작성 확인하여 처리하도록 연계함으로써 업무를 신속하게 처리함은 물론 특허의 진행상태 및 이력관리가 가능하게 했다.