7월 15일부터 23일에 걸쳐 치뤄지는 국제물리올림피아드 기간 동안 이론·실기시험만 실시되는 것은 아니다. 8박 9일 동안 세계 각국에서 참가한 학생들과 단장단이 태권도, 사물놀이, 한의학 등 우리 나라의 문화를 직접 체험할 수 있는 다양한 행사도 열린다. 그리고 우리 학교의 방사광가속기 시설과 생명공학연구센터를 방문하는 등 우리 학교의 과학시설들을 각국의 대회 참가자들과 함께 둘러볼 수 있는 기회도 마련될 예정이다.

이런 공식적인 대회 일정 외에도 이번 2004 국제물리올림피아드에는 몇 가지 특별히 눈에 띄는 점들이 있다. 그 중 첫 번째로 대회 기간 중 매일 영어로 발행되는 뉴스레터의 제작을 포항공대신문사와 카이스트 영자신문사(KAIST Herald)의 학생기자들이 공동으로 맡게 되었다는 점이다.

국제물리올림피아드의 뉴스레터는 대회 기간 중 참가자들에게 대회 일정과 같은 주요 정보들을 전달할 뿐만 아니라 기획기사 등을 통해 우리나라의 문화를 소개하는 역할을 담당한다.

그리고 대회기간 동안 대학생과 대학원생으로 구성된 가이드와 진행요원이 우리 학교 캠퍼스에서 국제물리올림피아드의 일정 진행을 돕게 되는데 진행요원 중에 지난해 대회에 선수단으로 참가하였던 이력을 가지고 있는 사람이 있는 점도 이색적이다. 이들은 다시 한번 물리에 열정을 가진 세계의 학생들을 만날 수 있는 기회를 얻기 위해 이번 대회에 진행요원으로서 참여하게 된 것으로 알려져 있다.

7월 중 치뤄지는 대회 기간 동안 대회 참가자들은 우리 대학의 남자기숙사 1~8동을 이용하게 되며, 현재 해당 기숙사동의 각방에 에어컨이 설치되는 등 손님맞이를 위한 본격적인 준비 작업이 한창이다.